Waarom opdrachtgevers niet kunnen wegkijken bij DBA- en NEN 4400-risico’s

De inzet van externe professionals is voor veel organisaties onmisbaar. Zeker in een krappe arbeidsmarkt biedt flexibele inzet de mogelijkheid om projecten door te laten gaan, tijdelijke expertise binnen te halen en pieken in capaciteit op te vangen. Maar flexibiliteit mag geen vrijbrief zijn voor onzorgvuldigheid.

Vooral voor maatschappelijke organisaties, zoals woningcorporaties, zorginstellingen, gemeenten en andere publieke of semipublieke instellingen, is het belangrijk om alleen samen te werken met leveranciers die hun zaken aantoonbaar op orde hebben. Niet alleen omdat wet- en regelgeving dat vraagt, maar ook omdat deze organisaties werken met publieke middelen, maatschappelijke verantwoordelijkheid dragen en uitlegbaar moeten handelen richting bestuur, toezichthouders, huurders, bewoners, cliënten, medewerkers en samenleving.

Wie inhuurt via een leverancier die de Wet DBA, NEN 4400-normen of regels rond tussenkomst onvoldoende serieus neemt, loopt als inlenende partij zelf risico.

De risico’s liggen niet alleen bij de leverancier

Een veelvoorkomende misvatting is dat de leverancier volledig verantwoordelijk is voor de juiste contractvorm, fiscale afdracht en administratieve naleving. In de praktijk ligt dat genuanceerder.

De inlenende partij heeft óók een verantwoordelijkheid. Zij bepaalt immers mede hoe de externe professional feitelijk wordt ingezet. Werkt iemand als zelfstandige, maar draait hij of zij in de praktijk mee als gewone medewerker? Is er sprake van leiding en toezicht? Worden werktijden, verlof, prioriteiten en werkwijze bepaald door de organisatie? Dan kan achteraf worden geconcludeerd dat geen sprake was van een zelfstandige opdracht, maar van schijnzelfstandigheid.

Ook bij inhuur via een intermediair, detacheerder of uitzendpartij kan de opdrachtgever niet volledig achteroverleunen. Als loonheffingen, btw, inlenersbeloning of administratieve verplichtingen niet goed zijn geregeld, kan dat uiteindelijk ook gevolgen hebben voor de inlenende organisatie.

Inlenersaansprakelijkheid: financieel risico voor de opdrachtgever

Bij inhuur van personeel via een derde partij bestaat het risico van inlenersaansprakelijkheid. Dat betekent dat de Belastingdienst de inlenende partij onder omstandigheden aansprakelijk kan stellen voor niet-betaalde loonheffingen of omzetbelasting door de leverancier.

Voor een opdrachtgever kan dit betekenen dat er alsnog substantiële bedragen moeten worden betaald, terwijl de facturen aan de leverancier al zijn voldaan. Het gaat dan niet alleen om het oorspronkelijke bedrag, maar mogelijk ook om rente, correcties en extra administratieve lasten.

Daarom is het belangrijk om vooraf te controleren of een leverancier beschikt over een actuele SNA-registratie en NEN 4400-certificering, of er waar passend gebruik wordt gemaakt van een G-rekening en of de leverancier kan aantonen dat de personeels- en loonadministratie op orde is.

DBA-risico’s raken de dagelijkse praktijk

Bij zzp-inhuur is niet alleen de overeenkomst bepalend, maar vooral de feitelijke uitvoering. Een opdracht kan op papier zelfstandig lijken, maar alsnog risicovol zijn als de praktijk daar niet bij aansluit.

Risicovolle signalen zijn bijvoorbeeld:

• de zzp’er vervult een reguliere functie binnen het team;
• de zzp’er wordt aangestuurd door een leidinggevende van de organisatie;
• de werkzaamheden zijn structureel en lopen langdurig door;
• er zijn geen concrete deliverables of acceptatiecriteria;
• de zzp’er heeft vaste werkdagen, vaste werktijden of een vaste plek in de bezetting;
• de zzp’er neemt deel aan interne beoordelings-, verlof- of HR-processen;
• de organisatie bepaalt niet alleen het resultaat, maar ook de manier waarop het werk wordt uitgevoerd.

In dat soort situaties kan de opdrachtgever niet volstaan met de mededeling dat “de leverancier dit heeft geregeld”. De opdrachtgever is mede verantwoordelijk voor de manier waarop de opdracht wordt ingericht en uitgevoerd.

Maatschappelijke organisaties hebben een extra verantwoordelijkheid

Voor maatschappelijke organisaties geldt dat compliance niet alleen een juridische of fiscale kwestie is. Het raakt direct aan goed bestuur.

Een woningcorporatie, zorginstelling of publieke organisatie moet zorgvuldig omgaan met publieke of maatschappelijk bestemde middelen. Dat betekent dat inhuur niet alleen efficiënt moet zijn, maar ook rechtmatig, transparant en uitlegbaar.

Wanneer een organisatie bewust of onbewust samenwerkt met leveranciers die regels rond DBA, NEN 4400, loonheffingen of inlenersbeloning niet naleven, kan dat leiden tot vragen van:

• de raad van commissarissen of raad van toezicht;
• de accountant;
• de ondernemingsraad;
• interne audit of control;
• toezichthouders;
• gemeenten, huurdersorganisaties of andere stakeholders;
• eigen medewerkers en externe professionals.

De vraag is dan niet alleen: “Was de inhuur juridisch toegestaan?”
De vraag wordt ook: “Waarom heeft de organisatie dit risico genomen?”

Reputatieschade is vaak groter dan de financiële schade

Naheffingen, boetes en correcties zijn vervelend. Maar voor maatschappelijke organisaties kan reputatieschade minstens zo zwaar wegen.

Als blijkt dat een organisatie gebruikmaakt van constructies die lijken op schijnzelfstandigheid, onderbetaling, onjuiste afdrachten of niet-gecontroleerde tussenkomst, kan dat afbreuk doen aan het vertrouwen in de organisatie. Zeker wanneer diezelfde organisatie publiekelijk staat voor goed werkgeverschap, maatschappelijke verantwoordelijkheid, betrouwbaarheid en rechtmatigheid.

Inhuur moet daarom niet alleen kloppen in het contract, maar ook in het verhaal dat de organisatie daarover kan vertellen.

Een betrouwbare leverancier beschermt de opdrachtgever

Een professionele leverancier doet meer dan kandidaten leveren. Die helpt de opdrachtgever om risico’s vooraf te herkennen en te beheersen.

Dat betekent onder andere dat de leverancier:

• vooraf toetst of zzp-inhuur passend is;
• waarschuwt wanneer een opdracht eigenlijk lijkt op reguliere functie-invulling;
• helpt bij het formuleren van concrete deliverables en acceptatiecriteria;
• onderscheid maakt tussen zelfstandige opdracht, detachering, uitzenden en werving & selectie;
• beschikt over actuele NEN 4400-certificering en SNA-registratie;
• werkt met correcte contracten, loonadministratie en dossiervorming;
• transparant is over G-rekening, afdrachten en aansprakelijkheidsbeperking;
• periodiek toetst of de feitelijke inzet nog aansluit bij de gekozen contractvorm.

Dat is geen overbodige administratieve laag. Het is risicomanagement voor de opdrachtgever.

Goed opdrachtgeverschap vraagt om bewuste keuzes

De goedkoopste leverancier is niet altijd de beste keuze. Een lage marge of snelle plaatsing kan aantrekkelijk lijken, maar als dit ten koste gaat van juridische, fiscale of administratieve zorgvuldigheid, verschuift het risico naar de opdrachtgever.

Voor maatschappelijke organisaties hoort bij goed opdrachtgeverschap dat zij niet alleen kijken naar prijs en beschikbaarheid, maar ook naar betrouwbaarheid, transparantie en naleving van wet- en regelgeving.

Dat betekent dat opdrachtgevers kritische vragen moeten stellen:

• Is de leverancier NEN 4400-gecertificeerd?
• Wordt gebruikgemaakt van een G-rekening waar dat passend is?
• Is duidelijk wie juridisch werkgever, opdrachtgever of bemiddelaar is?
• Is de zzp-opdracht daadwerkelijk zelfstandig en resultaatgericht?
• Kan het dossier een controle doorstaan?
• Is de gekozen constructie uitlegbaar aan bestuur, accountant en toezichthouder?
• Past deze manier van inhuren bij de maatschappelijke rol van onze organisatie?

Conclusie

Voor opdrachtgevers is het gebruik van betrouwbare leveranciers geen formaliteit. Het is een noodzakelijke voorwaarde om fiscale, juridische, financiële en reputatierisico’s te beperken.

Zeker voor maatschappelijke organisaties geldt dat zij niet kunnen wegkijken. Zij hebben een verantwoordelijkheid om publieke middelen zorgvuldig te besteden, wet- en regelgeving na te leven en inhuur op een transparante en uitlegbare manier te organiseren.

Een leverancier die zijn DBA- en NEN 4400-zaken aantoonbaar op orde heeft, biedt daarom meer dan capaciteit. Die biedt zekerheid, zorgvuldigheid en bescherming van de opdrachtgever.

Wie kiest voor een betrouwbare leverancier, kiest niet alleen voor een kandidaat. Die kiest voor verantwoord opdrachtgeverschap.